Thực hiện công văn số 89/BCĐ19-ISO 9001, ngày 12 tháng 01 năm 2024 V/v đôn đốc triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2024, Ủy ban nhân dân xã Vinh An báo cáo Ủy ban nhân dân huyện Phú Vang tình hình triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại UBND xã Vinh An quý I năm 2024 như sau:
1. Hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL
a) Tình hình phê duyệt và triển khai kế hoạch, mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng quý I năm 2024:
UBND xã đã triển khai xây dựng và áp dụng cho các bộ phận chuyên môn xây dựng, quy trình hóa và áp dụng HTQLCL TCVN 9001:2015 thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.
Đã ban hành Quyết định số 51/QĐ-UBND, ngày 05/01/2024 của UBND xã về việc ban hành Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2024.
Ban chỉ đạo ISO xã đã tham mưu ban hành Kế hoạch số 502/KH-UBND ngày 27/12/2023 về Triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước xã Vinh An năm 2024. Kế hoạch số 55/KH-UBND, ngày 12/3/2023 của UBND xã Vinh An đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2023 tại UBND xã Vinh An.
Các quy trình xây dựng và áp dụng được gắn với công việc cụ thể, phân rõ trách nhiệm từng cá nhân liên quan, Từ đó, quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL được đảm bảo đúng trình tự, thủ tục các bước, thời gian giải quyết và kết quả thực hiện.
Thường xuyên chỉ đạo, quán triệt tới các công chức chuyên môn có TTHC áp dụng theo QTQLCL cần thực hiện theo đúng quy trình về thời gian; thủ tục hồ sơ và việc lưu trữ hồ sơ.
b) Tình hình phê duyệt và triển khai áp dụng tài liệu HTQLCL:
Đã ban hành Quyết định số 209/QĐ-UBND, ngày 29/12/2023 của UBND xã về việc công bố Hệ thống Quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại Ủy ban nhân dân xã Vinh An năm 2024
c) Tình hình xây dựng, phê duyệt kế hoạch, chương trình và triển khai hoạt động Đánh giá nội bộ năm 2023:
UBND xã đã ban hành kế hoạch số 55/KH-UBND, ngày 12/3/2024 của UBND xã Vinh An đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 tại UBND xã Vinh An.
Các bộ phận chuyên môn đã rà soát và quy trình hóa các TTHC đang áp dụng tại đơn vị và cấu hình trên hệ thống dịch vụ công tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thuộc thẩm quyền của UBND xã .
- Tình hình áp dụng quy trình ISO giải quyết TTHC:
Từ ngày 01/01/2024 đến ngày 20/3/2024 Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã tiếp nhận và chuyển các công chức chuyên môn giải quyết 495 hồ sơ; đã giải quyết 489 hồ sơ (chiếm 98,8%); Trong đó: Trước hạn và đúng hạn: 488 hồ sơ (chiếm 98,6%); Trễ hạn: 01 hồ sơ (chiếm 0,2%) Lý do trễ hạn: Do công chức xử lý chậm trên hệ thống. Hồ sơ đang giải quyết trong hạn: 06 hồ sơ (chiếm 1,2%)
Hồ sơ giải quyết mức độ 3: 433 hồ sơ; mức độ 4: 0 hồ sơ
Hồ sơ không hợp lệ là 0 hồ sơ.
2. Đánh giá, nhận xét
a) Hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND xã.
Cán bộ công chức làm việc khoa học, hiệu quả hơn thông qua việc tuân thủ các quy trình đã xây dựng; việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản QPPL, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và có hệ thống theo lĩnh vực công việc phụ trách.
Thông qua áp dụng ISO, lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất. Công chức được phân công trách nhiệm rõ ràng trong quá trình xử lý công việc, được đánh giá năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm khách quan hơn, thực hiện được trách nhiệm, quyền lợi của mình đúng nơi, đúng người có thẩm quyền phê duyệt. Bên cạnh đó, cán bộ, công chức được đào tạo, tập huấn nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, được làm việc trong môi trường ngày càng tốt hơn.
Các thủ tục hành chính đều có quy trình xử lý công việc niêm yết công khai, minh bạch. Người dân đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được hướng dẫn tận tình, trả kết quả đúng hẹn. Chất lượng hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công được nâng cao, tạo được niềm tin và sự hài lòng của người dân.
b) Thuận lợi, khó khăn và những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại UBND xã.
Thuận lợi: Được sự quan tâm, hướng dẫn thực hiện của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh trong việc triển khai thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước.
Lãnh đạo và cán bộ, công chức UBND xã có sự nhất trí cao, nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và áp dụng HTQLCL và xem đó là một công cụ quản lý hữu hiệu trong công việc áp dụng HTQLCL sẽ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch hóa các quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của các tổ chức và công dân nhằm thực hiện có hiệu quả công cuộc cải cách hành chính.
Khó khăn: Thư ký giúp việc Ban chỉ đạo ISO xã vừa phải thực hiện nhiệm vụ chuyên môn vừa kiêm nhiệm thêm các công việc của HTQLCL nên chưa có nhiều thời gian để nghiên cứu văn bản; kiến thức, kỹ năng về ISO còn hạn chế, chưa được cập nhật thường xuyên, kịp thời cũng ảnh hưởng tới việc duy trì áp dụng HTQLCL, đặc biệt là việc cải tiến HTQLCL.
Các TTHC thay đổi liên tục khiến các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi, gây không ít khó khăn trong quá trình xây dựng và thực hiện quy trình ISO.
Trên đây là báo cáo kết quả hoạt động triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại UBND xã Vinh An quý I năm 2024, UBND xã Vinh An báo cáo UBND huyện Phú Vang, phòng Kinh tế - Hạ tầng biết để theo dõi, chỉ đạo./.